Projectsecretaris Project Medewerker Ondersteuner
Voor UMC Utrecht zoeken wij een Projectsecretaris Project Medewerker Ondersteuner (PMO). Wil je als projectsecretaris impact hebben op de omgeving van patiënten, bezoekers en collega's bij een academisch medisch centrum? In deze rol ondersteun je bij projecten die directe invloed hebben op de kwaliteit van hun facilitaire dienstverlening.
Functie-inhoud
Je staat aan de vooravond van een grote vernieuwbouwopgave, waarbij het facilitair bedrijf een belangrijke rol speelt. Als projectsecretaris breng je structuur in het programma, bereid je besluitvorming voor, denk je vooruit en stimuleer je de juiste mensen om resultaten te leveren.Je ondersteunt projectleiders bij de planning, communicatie en het opstellen van rapportages. Hiermee draag je direct bij aan een veilige, gastvrije en efficiënte werkomgeving en aan de kwaliteit van hun facilitaire dienstverlening.
Jouw verantwoordelijkheden zijn onder meer:
- Het opstellen van projectplannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Ondersteunen bij het vormen van projectorganisaties.
- Opstellen van managementrapportages en verzorgen van de projectadministratie.
- Controleren op tijdige en juiste afronding van fasedocumenten.
- Ontwikkelen van ondersteunende tools zoals formats voor tijd- en geldbeheersing.
- Meehelpen met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen.
Afdeling
Je gaat aan de slag bij de afdeling Ontwikkeling & Advies van het Facilitair Bedrijf. Je werkt samen met andere professionals op het gebied van facilitair advies, conceptontwikkeling en functioneel beheer. De afdeling levert vanuit haar expertisegebieden, in nauwe samenwerking met de business, een actieve bijdrage aan het goed functioneren van het Facilitair Bedrijf als geheel.
Het Facilitair Bedrijf verzorgt een breed scala aan facilitaire diensten, waaronder de ontwikkeling en het onderhoud van medische apparatuur, patiëntenvoeding en restaurants, schoonmaak, ontvangst en beveiliging, logistiek en het beheer en onderhoud van gebouwen en installaties en stralingsbescherming.Deze variatie zorgt voor een boeiende werkomgeving met diverse bedrijfsmatige vraagstukken.
Dit academisch medisch centrum behoort tot de grootste van Nederland. Meer dan 12.000 collega’s werken hier samen aan innovatieve oplossingen die direct ten goede komen aan patiënten en de maatschappij.
Jouw profiel
Je werkt projectmatig, gestructureerd, communiceert helder en hebt gevoel voor verhoudingen binnen een grote organisatie. Daarnaast beschik je over:
- Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding in projectmanagement, secretariaat of managementassistentie.
- Minimaal 4 jaar ervaring met het ondersteunen van projectmanagement.
- Kennis van projectprocedures en documentbeheer.
- Nauwkeurigheid en gevoel voor vertrouwelijke informatie.
- Een servicegerichte en integere werkhouding.
- Ervaring en affiniteit met de facilitaire en huisvestingsomgeving.
- Je hebt kennis van projectprocedures en documentbeheer
- Je beschikt over een servicegerichte en integere werkhouding
- Je werkt nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
- Je hebt HBO werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 4 jaar ervaring met projectondersteuning
- Je werkt projectmatig, gestructureerd, communiceert helder en hebt gevoel voor verhoudingen binnen een grote organisatie. Licht je antwoord duidelijk toe.
- Je hebt ervaring binnen de facilitaire- en huisvestingsomgeving.
- Je hebt ervaring met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen.