Medewerker Educational Administration en Student Support Desk
Rijksuniversiteit Groningen | Groningen | Vast | Fulltime | www.rug.nl |
Medewerker Educational Administration en Student Support Desk (0,8 fte) (V24.0157)
Functieomschrijving
De Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB) heeft ongeveer 7.000 studenten en 700 medewerkers, die samen een informele, inspirerende en academische gemeenschap vormen. 20% van onze studenten en 25% van onze medewerkers heeft een internationale achtergrond.
FEB biedt een ambitieuze, open en dynamische werkomgeving, waarbinnen innoveren wordt gestimuleerd.
De faculteit behoort tot de 1% Business Schools wereldwijd die zowel AACSB als EQUIS geaccrediteerd zijn.
De afdeling Educational Administration and Student Support (EASS) van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde is verantwoordelijk voor een klantgerichte en up-to-date dienstverlening aan de studenten van de faculteit, en voor een gestructureerde en efficiënte onderwijsadministratie.
De afdeling omvat circa 30 medewerkers, van wie het merendeel werkt in teams met een eigen coördinator: Student Support Desk, Onderwijsadministratie, Exchange, Roostering en Studieadvies.
De afdeling werkt nauw samen met het bestuur, de opleidingsdirecteuren, de secretariaten van de vakgroepen en met de andere ondersteunende afdelingen binnen de faculteit. Tevens bestaat een belangrijke samenwerkingsrelatie met diverse centrale afdelingen van de Rijksuniversiteit Groningen.
De medewerkers van de afdeling werken resultaatgericht aan eigen taakgebieden en daarnaast in voorkomende gevallen aan afdelingsoverstijgende projecten. De faculteit beschikt over uitstekende voorzieningen voor het onderwijs. Internationalisering is een belangrijk speerpunt, vandaar dat de medewerkers zowel in het Engels als in het Nederlands communiceren.
Functieomschrijving
Als medewerker bij de Educational Administration (onderwijsadministratie) en Student Support Desk (SSD) kun je ingezet worden op alle voorkomende werkzaamheden binnen de onderwijsadministratie. Het kan hierbij om onder andere het volgende gaan:
• resultatenverwerking
• administratieve afhandeling van het afstudeerproces (afhandelen programma-goedkeuringsaanvragen, registreren van geslaagden, aanmaken van diploma's en diplomasupplementen, voorbereiden van diploma-uitreikingen)
• (ondersteuning bij) organisatie voorzieningen functiebeperkte studenten
• (ondersteuning bij) archivering van digitale studentendossiers
• beantwoorden van vragen van studenten, docenten en medewerkers (zowel in het Engels als Nederlands) via e-mail, telefoon en in persoon.
Ook enkele dagdelen bij de Student Support Desk (front office) zijn onderdeel van het takenpakket.
Bij de Student Support Desk worden vragen van studenten of medewerkers beantwoord en worden studenten indien van toepassing doorverwezen naar de juiste persoon of afdeling (binnen FEB, de RUG of extern). Ook het uitgeven van diploma's, het maken van cijferlijsten en afstudeerverklaringen, het helpen van studenten met hun afstudeerproces en het wegwijs maken van nieuwe studenten behoort tot de taken.
Het gaat hierbij om de student fysiek bij de balie te helpen/ondersteunen, maar ook om het telefonisch en per e-mail beantwoorden van vragen.
Je werkt nauw samen met andere collega's binnen de onderwijsadministratie en de SSD. Verder is er veel contact met andere afdelingen binnen de faculteit en met de centrale afdeling Studenten Informatie & Administratie.
De dagelijkse aansturing van het team Educational Administration is in handen van een coördinator, dit geldt ook voor het team SSD.
Functie-eisen
• een afgeronde hbo-opleiding of door werkervaring vergelijkbaar niveau
• kennis van en ervaring met alle voorkomende werkzaamheden op een onderwijsadministratie, zoals resultatenverwerking, administratieve afhandeling van programma-goedkeuringsaanvragen, vrijstellings- en wijzigingsverzoeken, afstudeerproces, roostering surveillanten, organisatie van speciale voorzieningen voor functiebeperkte studenten, en archivering van digitale studentendossiers
• kennis van en ervaring met Microsoft Office, Gmail/Thunderbird, ProgressPortaal, Progress.NET, Corsa, Formdesk, Google Drive
• uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels
• uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Competenties:
Accuratesse, stressbestendigheid, resultaat- en oplossingsgerichtheid, teamgeest, dienstverlenende instelling (klantvriendelijk), toegankelijk, flexibiliteit, integer, analytisch, zelfstandig, efficiënt, doortastend.
Organisatie
Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden in overeenstemming de cao voor Nederlandse Universiteiten (zie CAO https://www.universiteitenvannederland.nl/ ):
• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- (schaal 7, peildatum 1 augustus) bruto per maand bij volledige werktijd, afhankelijk van kennis en ervaring
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• de mogelijkheid om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband)
• een ruime verlofregeling
• een dienstverband in eerste instantie voor de periode van een jaar; binnen dit jaar wordt beoordeeld of het functioneren en de organisatie het toelaten om het tijdelijk dienstverband te verlengen of om te zetten in een vast dienstverband.
U kunt solliciteren door een sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 28 maart 2024 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier. De gesprekken zullen plaats vinden op 3 april.
De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving.
Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren.
Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Functieomschrijving
De Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB) heeft ongeveer 7.000 studenten en 700 medewerkers, die samen een informele, inspirerende en academische gemeenschap vormen. 20% van onze studenten en 25% van onze medewerkers heeft een internationale achtergrond.
FEB biedt een ambitieuze, open en dynamische werkomgeving, waarbinnen innoveren wordt gestimuleerd.
De faculteit behoort tot de 1% Business Schools wereldwijd die zowel AACSB als EQUIS geaccrediteerd zijn.
De afdeling Educational Administration and Student Support (EASS) van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde is verantwoordelijk voor een klantgerichte en up-to-date dienstverlening aan de studenten van de faculteit, en voor een gestructureerde en efficiënte onderwijsadministratie.
De afdeling omvat circa 30 medewerkers, van wie het merendeel werkt in teams met een eigen coördinator: Student Support Desk, Onderwijsadministratie, Exchange, Roostering en Studieadvies.
De afdeling werkt nauw samen met het bestuur, de opleidingsdirecteuren, de secretariaten van de vakgroepen en met de andere ondersteunende afdelingen binnen de faculteit. Tevens bestaat een belangrijke samenwerkingsrelatie met diverse centrale afdelingen van de Rijksuniversiteit Groningen.
De medewerkers van de afdeling werken resultaatgericht aan eigen taakgebieden en daarnaast in voorkomende gevallen aan afdelingsoverstijgende projecten. De faculteit beschikt over uitstekende voorzieningen voor het onderwijs. Internationalisering is een belangrijk speerpunt, vandaar dat de medewerkers zowel in het Engels als in het Nederlands communiceren.
Functieomschrijving
Als medewerker bij de Educational Administration (onderwijsadministratie) en Student Support Desk (SSD) kun je ingezet worden op alle voorkomende werkzaamheden binnen de onderwijsadministratie. Het kan hierbij om onder andere het volgende gaan:
• resultatenverwerking
• administratieve afhandeling van het afstudeerproces (afhandelen programma-goedkeuringsaanvragen, registreren van geslaagden, aanmaken van diploma's en diplomasupplementen, voorbereiden van diploma-uitreikingen)
• (ondersteuning bij) organisatie voorzieningen functiebeperkte studenten
• (ondersteuning bij) archivering van digitale studentendossiers
• beantwoorden van vragen van studenten, docenten en medewerkers (zowel in het Engels als Nederlands) via e-mail, telefoon en in persoon.
Ook enkele dagdelen bij de Student Support Desk (front office) zijn onderdeel van het takenpakket.
Bij de Student Support Desk worden vragen van studenten of medewerkers beantwoord en worden studenten indien van toepassing doorverwezen naar de juiste persoon of afdeling (binnen FEB, de RUG of extern). Ook het uitgeven van diploma's, het maken van cijferlijsten en afstudeerverklaringen, het helpen van studenten met hun afstudeerproces en het wegwijs maken van nieuwe studenten behoort tot de taken.
Het gaat hierbij om de student fysiek bij de balie te helpen/ondersteunen, maar ook om het telefonisch en per e-mail beantwoorden van vragen.
Je werkt nauw samen met andere collega's binnen de onderwijsadministratie en de SSD. Verder is er veel contact met andere afdelingen binnen de faculteit en met de centrale afdeling Studenten Informatie & Administratie.
De dagelijkse aansturing van het team Educational Administration is in handen van een coördinator, dit geldt ook voor het team SSD.
Functie-eisen
• een afgeronde hbo-opleiding of door werkervaring vergelijkbaar niveau
• kennis van en ervaring met alle voorkomende werkzaamheden op een onderwijsadministratie, zoals resultatenverwerking, administratieve afhandeling van programma-goedkeuringsaanvragen, vrijstellings- en wijzigingsverzoeken, afstudeerproces, roostering surveillanten, organisatie van speciale voorzieningen voor functiebeperkte studenten, en archivering van digitale studentendossiers
• kennis van en ervaring met Microsoft Office, Gmail/Thunderbird, ProgressPortaal, Progress.NET, Corsa, Formdesk, Google Drive
• uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels
• uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Competenties:
Accuratesse, stressbestendigheid, resultaat- en oplossingsgerichtheid, teamgeest, dienstverlenende instelling (klantvriendelijk), toegankelijk, flexibiliteit, integer, analytisch, zelfstandig, efficiënt, doortastend.
Organisatie
Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden in overeenstemming de cao voor Nederlandse Universiteiten (zie CAO https://www.universiteitenvannederland.nl/ ):
• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- (schaal 7, peildatum 1 augustus) bruto per maand bij volledige werktijd, afhankelijk van kennis en ervaring
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• de mogelijkheid om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband)
• een ruime verlofregeling
• een dienstverband in eerste instantie voor de periode van een jaar; binnen dit jaar wordt beoordeeld of het functioneren en de organisatie het toelaten om het tijdelijk dienstverband te verlengen of om te zetten in een vast dienstverband.
U kunt solliciteren door een sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 28 maart 2024 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier. De gesprekken zullen plaats vinden op 3 april.
De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving.
Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren.
Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Mis geen nieuwe vacatures!
Meld u nu aan en ontvang de nieuwste Administratief Medewerker Onderwijs vacatures in Groningen
Het is gratis en je kunt e-mailupdates op elk moment uitschakelen