Afdelingssecretaresse

Dienst Justitiële Inrichtingen | Den Haag | Vast | Fulltime | www.werkenbijdji.nl |
De mensen achter DJI
 •  DJI organisatie
 •  Maak kennis

Afdelingssecretaresse

Standplaats:
 •  's
 •  Gravenhage Aantal uur: 32
 •  36 Maandsalaris: € 2.595
 •  € 3.238 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO Reageren voor: 10-05-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Copy Link

Als managementondersteuner ben je verbonden aan een aantal directies binnen het Hoofdkantoor van DJI. Je ontzorgt de leidinggevenden van die directies in complexe administratieve processen, zoals de instroom-doorstroom-uitstroom (IDU) van personeel, het doen van inkopen, aanvraag ICT-hulpmiddelen, ziek- en betermeldingen en het plannen van afspraken/bijeenkomsten.

Standplaats:
 •  's
 •  Gravenhage Aantal uur: 32
 •  36 Maandsalaris: € 2.595
 •  € 3.238 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO Reageren voor: 10-05-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega's die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren.
Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega's van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen.
Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen

Als managementondersteuner ga je werken binnen het secretariaatsteam. Je wordt gekoppeld aan enkele directies om daar de processen in goede banen te leiden. Naast jou zijn er nog vier managementondersteuners die dezelfde werkzaamheden verrichten.
Jullie vervangen elkaar onderling. Daarnaast werk je nauw samen met de secretaresses die de directeuren ondersteunen en met de stafmedewerkers die verbonden zijn aan de directies voor wie jij werkt.

Jouw werk speelt zich af binnen het Hoofdkantoor van DJI. Maar door de aard van je werkzaamheden heb je veel contact met andere diensten binnen DJI, zoals het Shared Service Centre van DJI en de ICT-ondersteunende dienst. Het secretariaat beantwoordt ook de telefoon van het algemene nummer van DJI en zet de gesprekken door naar andere onderdelen.

Ben jij iemand die snel begrijpt hoe een organisatie in elkaar zit en bij wie je moet zijn om iets geregeld te krijgen? Kun jij zelfstandig uit de voeten met uiteenlopende (ICT-)processen? Hou je ervan om dingen accuraat te regelen? Bewaak jij graag de voortang van processen?
Dan ben jij de nieuwe managementondersteuner voor het hoofdkantoor.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 51072

Mervouw L. el Ouaamari, hoofd secretariaat

Heleen Sissing, senior corporate recruiter

Dit neem je mee
 •  Je hebt een afgeronde MBO vakopleiding, bij voorkeur gericht op managementondersteuning, het liefst in de richting van managementondersteuning
 •  Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring, bij voorkeur bij de Rijksoverheid vanwege de specifieke processen waarmee je te maken krijgt.
 •  Je beheerst de Microsoft Office-applicaties.
 •  Je kunt goed overweg met digitale programma's.
 •  Je beheerst het Nederlands goed (spreken en schrijven).
 •  Je bent in elk geval beschikbaar op de vrijdagen.

Dit is jouw kracht:

 •  Je weet wat er toe doet in je vak en onderneemt uit eigen initiatief de juiste acties.
 •  Je bent accuraat en gericht op ontzorgen.
 •  Je bent op en top integer.
 •  Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden, kunt goed prioriteiten stellen en relativeren.
 •  Je kunt uitstekend plannen en organiseren en snel schakelen.
 •  Je maakt je nieuwe zaken gemakkelijk eigen en bent uiterst wendbaar.

Dit kun je verwachten
 •  Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
 •  Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
 •  Een pensioenregeling
 •  Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
 •  Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
 •  De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
 •  Salarisniveau
 •  min. Schaal 06
 •  max. Schaal 06
 •  Maandsalaris
 •  min. €2.595,00
 •  max. €3.238,00 (bruto o.b.v.
36 uur)
 •  Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
 •  Contractduur - 1 jaar
 •  Minimaal aantal uren per week - 32
 •  Maximaal aantal uren per week - 36

Hoofdkantoor Directie Beleid en Bestuursondersteuning

Je krijgt zo'n kleine negentig collega's in allerlei functies. Denk aan communicatieadviseurs, beleidsadviseurs, juristen en analisten. Wat jullie gemeen hebben is het werken in een complex gelaagde organisatie met de vakgebieden beleid, communicatie, juridische zaken, bestuurlijke en secretariële ondersteuning van het DJI-hoofdkantoor.
Daarbij kun je een bijdrage leveren aan nieuwe processen en producten die worden ontworpen en beproefd naast de bestaande werkwijzen. De dynamiek van het politiek gevoelige werkveld maakt dat actualiteit, incidenten en media van invloed zijn op een gemiddelde week.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het secretariaat binnen het hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen valt onder de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit een team van stafmedewerkers die de Hoofddirectie ondersteunen en een team van 16 managementondersteuners (schaal 6, 7 en 8).
Het secretariaat is het visitekaartje van de organisatie. Wij zorgen dat het management op het hoofdkantoor de juiste personen spreekt en dat de juiste personen zijn uitgenodigd voor overleg. Verder zien we er - in samenwerking met de stafmedewerkers van een directie/divisie - op toe dat de benodigde stukken voor overleggen zijn voorbereid, geannoteerd en volledig en op tijd aanwezig zijn.
We verrichten ook veel administratieve en organiserende taken op het gebied van onder andere de indiensttreding van nieuwe medewerkers, bestellingen van spullen en de logistiek rondom overleggen. Ook pakken we enkele hoofdkantoor brede ondersteunende taken op, bijvoorbeeld als het gaat om dienstreizen en representatie.

Per dag zijn er zo'n 11.000 gedetineerden 'binnen'.

Het gemiddelde dienstverband bij DJI bedraagt 13,3 jaar.

Het totale personeelsbestand van DJI bestaat voor 36% uit vrouwen en 64% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI

Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen.
Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.

Bijzonderheden

Spreekt werken bij DJI je aan?

Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG?

''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''
Mis geen nieuwe vacatures!
Meld u nu aan en ontvang de nieuwste Logistiek Administratief Medewerker vacatures in Den Haag
Het is gratis en je kunt e-mailupdates op elk moment uitschakelen
Ontvang nieuwe vacatures in je mailbox!
Ontvang e-mailupdates voor de nieuwste Logistiek Administratief Medewerker vacatures in Den Haag
Het is gratis en je kunt e-mailupdates op elk moment uitschakelen