Managementassistent
Gemeente Amsterdam | Amsterdam | Tijdelijk | Fulltime | werkenbij.amsterdam.nl |
Logo Gemeente AmsterdamLogo Gemeente Amsterdam
Managementassistent
Tijdelijk
Uren per week 32-32 uur Plaatsingdatum 13-03-2024 Vacaturenummer CA10039634
Werk- en denkniveau MBO Salarisniveau € 2.666,- tot € 3.784,- Sluitingsdatum 11-04-2024 Aantal fte 0.89
Uren per week 32-32 uur Plaatsingdatum 13-03-2024 Vacaturenummer CA10039634 Werk- en denkniveau MBO Salarisniveau Max € 2.666,- tot € 3.784,- Sluitingsdatum 11-04-2024 Aantal fte 0.89
1. Managementassistent
• Helpen bij het soepel laten verlopen van teamtaken en ondersteuning bieden aan een efficiënte werkomgeving.
• Draag bij aan het goed functioneren van het team, wat indirect de prestaties van de afdeling verbetert.
• Werk in een divers, enthousiast en ondersteunde werkomgeving.
De functie
In de functie van managementassistent ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden. Je bent de administratieve spil van het team waar je voor werkt en ondersteunt het teamhoofd met de agenda en de dagelijkse werkzaamheden.
Je werkt in een team van collega's waarbij jullie onderling overkoepelende werkzaamheden voor de hele afdeling kunnen verdelen.
Dit doe je op een gemiddelde dag
• Verzorgen van secretariële en administratieve ondersteuning van het team Tuberculosebestrijding en team Hygiëne en Inspectie (32 uur per week);
• Je beheert de agenda en e-mailbox van het management;
• Je ondersteunt bij het voorbereiden, organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Je stemt met de teammanager de (vervolg)acties af voor bijv. het wekelijkse team-MT met teamleider(s) en artsen;
• Je maakt (overleg)verslagen en bewaken de vastgestelde actiepunten;
• Je ondersteunt het management bij personele, financiële en materiële zaken;
• Het invoeren van bestellingen, contracten en voorbereiden van goedkeuren van facturen in de bestel- en financiële systemen van de GGD Amsterdam;
• Je vraagt een ICT account en toegangstag aan voor een nieuwe medewerker die over twee weken begint;
• Samen met een van de managementassistenten van een ander team stem je de taakverdeling af voor bijv. het ondersteunen van een bijeenkomst of een MT-overleg;
• Vraagbaak zijn voor (nieuwe) medewerkers.
Hier ga je aan de slag
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam.
Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
GGD Amsterdam is de publieke gezondheidsorganisatie van Amsterdam en staat al 122 jaar midden in de maatschappij. Samen met circa 1800 collega's maken we ons sterk voor een goede mentale gezondheid, beschermen we tegen infectieziektes en zorgen we voor een gezonde leefomgeving.
Dit doen we door onderzoek en door het geven van advies, hulp en voorlichting om gezonde keuzes makkelijker te maken. Ook zijn we inzetbaar bij crisissituaties en houden we toezicht op de publieke gezondheid.
Je komt te werken in het team Bedrijfsvoering van de afdelingen Infectieziekten (IZ) en Leefomgeving (LO). Naast managementondersteuners zijn hier ook collega's werkzaam op het vlak van kwaliteit, financiën en informatievoorziening. Vanuit het team Bedrijfsvoering ben je werkzaam voor een aantal teams binnen IZ, maar voor 1 (of 2) teams ben jij het eerste aanspreekpunt.
De afdeling IZ bestaat uit zes teams aangestuurd door teammanagers/hoofd: algemene infectieziekten bestrijding, hygiëne en inspectie, het centrum voor seksuele gezondheid, tuberculosebestrijding, onderzoek en preventie, het streeklaboratorium en een bedrijfsbureau.
Dit breng je mee
Voor deze functie managementassistent beschik je over:
• Een mbo-4 opleiding, aangevuld met een opleiding tot secretaresse.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als managementassistent (of vergelijkbaar) waarbij je onder meer verantwoordelijk was voor agendabeheer en een breed pakket aan secretariële, ondersteunende werkzaamheden.
• Minimaal 3 jaar ervaring en vaardigheid met de juiste ICT skills zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Je hebt eerder gewerkt in een omgeving waarin je veel met vertrouwelijke of privacygevoelige informatie te maken had.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (minimaal B2-niveau**).
** Wat verwachten wij van jou op B2 niveau? Je kunt complexe teksten begrijpen, kan duidelijke, gedetailleerde tekst produceren en kan spontaan aan een gesprek deelnemen.
Aan competenties breng je mee:
• Plannen : Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. Een organisatietalent (slim en efficiënt werken).
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant en stelt zich dienstbaar op.
• Samenwerken: Zelfstandig en levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team (goede teamspeler en makkelijk in dialoog).
• Stressbestendig : Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. Flexibiliteit wordt erg gewaardeerd.
Dit bieden we jou
Als managementassistent kom je ons 32 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.
• Een bruto maandsalaris van € 2.666,- tot € 3.784,- (schaal 7) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 6 maanden (met de mogelijkheid tot verlenging) als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer, tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt en/of een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Een mobiele telefoon en/of laptop.
Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv's door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv's nemen we niet in behandeling.
Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij , IZ & LO, via
Managementassistent
Tijdelijk
Uren per week 32-32 uur Plaatsingdatum 13-03-2024 Vacaturenummer CA10039634
Werk- en denkniveau MBO Salarisniveau € 2.666,- tot € 3.784,- Sluitingsdatum 11-04-2024 Aantal fte 0.89
Uren per week 32-32 uur Plaatsingdatum 13-03-2024 Vacaturenummer CA10039634 Werk- en denkniveau MBO Salarisniveau Max € 2.666,- tot € 3.784,- Sluitingsdatum 11-04-2024 Aantal fte 0.89
1. Managementassistent
• Helpen bij het soepel laten verlopen van teamtaken en ondersteuning bieden aan een efficiënte werkomgeving.
• Draag bij aan het goed functioneren van het team, wat indirect de prestaties van de afdeling verbetert.
• Werk in een divers, enthousiast en ondersteunde werkomgeving.
De functie
In de functie van managementassistent ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden. Je bent de administratieve spil van het team waar je voor werkt en ondersteunt het teamhoofd met de agenda en de dagelijkse werkzaamheden.
Je werkt in een team van collega's waarbij jullie onderling overkoepelende werkzaamheden voor de hele afdeling kunnen verdelen.
Dit doe je op een gemiddelde dag
• Verzorgen van secretariële en administratieve ondersteuning van het team Tuberculosebestrijding en team Hygiëne en Inspectie (32 uur per week);
• Je beheert de agenda en e-mailbox van het management;
• Je ondersteunt bij het voorbereiden, organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Je stemt met de teammanager de (vervolg)acties af voor bijv. het wekelijkse team-MT met teamleider(s) en artsen;
• Je maakt (overleg)verslagen en bewaken de vastgestelde actiepunten;
• Je ondersteunt het management bij personele, financiële en materiële zaken;
• Het invoeren van bestellingen, contracten en voorbereiden van goedkeuren van facturen in de bestel- en financiële systemen van de GGD Amsterdam;
• Je vraagt een ICT account en toegangstag aan voor een nieuwe medewerker die over twee weken begint;
• Samen met een van de managementassistenten van een ander team stem je de taakverdeling af voor bijv. het ondersteunen van een bijeenkomst of een MT-overleg;
• Vraagbaak zijn voor (nieuwe) medewerkers.
Hier ga je aan de slag
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam.
Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
GGD Amsterdam is de publieke gezondheidsorganisatie van Amsterdam en staat al 122 jaar midden in de maatschappij. Samen met circa 1800 collega's maken we ons sterk voor een goede mentale gezondheid, beschermen we tegen infectieziektes en zorgen we voor een gezonde leefomgeving.
Dit doen we door onderzoek en door het geven van advies, hulp en voorlichting om gezonde keuzes makkelijker te maken. Ook zijn we inzetbaar bij crisissituaties en houden we toezicht op de publieke gezondheid.
Je komt te werken in het team Bedrijfsvoering van de afdelingen Infectieziekten (IZ) en Leefomgeving (LO). Naast managementondersteuners zijn hier ook collega's werkzaam op het vlak van kwaliteit, financiën en informatievoorziening. Vanuit het team Bedrijfsvoering ben je werkzaam voor een aantal teams binnen IZ, maar voor 1 (of 2) teams ben jij het eerste aanspreekpunt.
De afdeling IZ bestaat uit zes teams aangestuurd door teammanagers/hoofd: algemene infectieziekten bestrijding, hygiëne en inspectie, het centrum voor seksuele gezondheid, tuberculosebestrijding, onderzoek en preventie, het streeklaboratorium en een bedrijfsbureau.
Dit breng je mee
Voor deze functie managementassistent beschik je over:
• Een mbo-4 opleiding, aangevuld met een opleiding tot secretaresse.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als managementassistent (of vergelijkbaar) waarbij je onder meer verantwoordelijk was voor agendabeheer en een breed pakket aan secretariële, ondersteunende werkzaamheden.
• Minimaal 3 jaar ervaring en vaardigheid met de juiste ICT skills zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Je hebt eerder gewerkt in een omgeving waarin je veel met vertrouwelijke of privacygevoelige informatie te maken had.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (minimaal B2-niveau**).
** Wat verwachten wij van jou op B2 niveau? Je kunt complexe teksten begrijpen, kan duidelijke, gedetailleerde tekst produceren en kan spontaan aan een gesprek deelnemen.
Aan competenties breng je mee:
• Plannen : Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. Een organisatietalent (slim en efficiënt werken).
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant en stelt zich dienstbaar op.
• Samenwerken: Zelfstandig en levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team (goede teamspeler en makkelijk in dialoog).
• Stressbestendig : Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. Flexibiliteit wordt erg gewaardeerd.
Dit bieden we jou
Als managementassistent kom je ons 32 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.
• Een bruto maandsalaris van € 2.666,- tot € 3.784,- (schaal 7) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 6 maanden (met de mogelijkheid tot verlenging) als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer, tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt en/of een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Een mobiele telefoon en/of laptop.
Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv's door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv's nemen we niet in behandeling.
Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij , IZ & LO, via
Mis geen nieuwe vacatures!
Meld u nu aan en ontvang de nieuwste Secretaresse Onderwijs vacatures in Amsterdam
Het is gratis en je kunt e-mailupdates op elk moment uitschakelen