Bestuursondersteuner, Utrecht
Masters in Public Utrecht
Overview
De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden. We vormen samen met 275 professionals onze organisatie.Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving.
Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.
Opdracht — Samen met de drie andere collega’s verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Op dit moment zoeken wij tijdelijke ondersteuning voor onze wethouders.
Responsibilities- Beheren van complexe agenda’s, met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen;
- Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agenda’s;
- Inschatten van urgentie en belangen, en kennis van de portefeuille van de bestuurder;
- Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst;
- Signaleren, vooruit plannen en meedenken over lopende zaken;
- Organiseren van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang;
- Regelen van vervoer, etentjes en attenties en informeren van betrokkenen;
- Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega.
Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.
Requirements- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W
- Een aantoonbare afgeronde secretariële mbo 4 opleiding
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse bij een overheidsinstantie
- Aantoonbare werkervaring met Ibabs
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Office 365
- Aantoonbare werkervaring met SharePoint
- Seniority level: Entry level
- Employment type: Full-time
- Job function: Other
- Industries: Consumer Services, Environmental Services, and Consumer Services
#J-18808-Ljbffr
CoolblueUtrecht
Als winkelmedewerker maak je klanten blij met de nieuwste gadgets en elektronica. Met jouw kennis en enthousiasme verwonder je klanten en help je ze de juiste keuze te maken. In een team vol humor, samenwerking en focus op resultaat zorg je voor een...
Coolblue B.V.Utrecht
Vacaturebeschrijving
• Het is een pré als je een rijbewijs B hebt.
• Je kan met eigen vervoer naar de Rutherfordweg in Utrecht komen.
• Werken in de ochtend. Zodat je de rest van de dag voor jezelf hebt.
• Goed salaris. Met onregelmatigheden...
UniqueUtrecht
Wat ga je precies doen
Als Receptionist(e) bij onze frontoffice in Utrecht ben jij het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten. Je speelt een belangrijke rol in het creëren van een gastvrije en professionele sfeer. Je taken zijn veelzijdig...