Administratief Medewerker Buitendienst/Wijk-Dorpen Coördinator

Je weet hoe je moet prioriteren bij complex agendabeheer met uiteenlopende gemeentelijke belangen. Daarnaast bewaak je werkprocessen nauwkeurig en heb je affiniteit met techniek, beheer en onderhoud.

Het team buitendienst van de gemeente Harlingen voert alle voorkomende werkzaamheden uit op het gebied van beheer en onderhoud in de openbare ruimte en het gemeentelijk groen. Zij zetten zich iedere dag in om Harlingen mooi te houden en verder te verbeteren.

• Je beheert zelfstandig dossiers, agenda’s, e-mails en pakt de daaruit voortkomende opdrachten op, inclusief de afhandeling en correspondentie.
• Je ontvangt klachten en informatie (telefonisch en schriftelijk), bewaakt de voortgang en zorgt voor tijdige afhandeling.
• Je verwerkt, controleert en archiveert gegevens, zoals tankstanden, kilometers en rapportages over zwerfafval en CBS-gegevens.
• Je houdt terugkerende activiteiten bij, bereidt deze voor en werkt ze uit, zoals ontheffing autogordel, moddercampagne, wij gaan weer naar school, kerstbomenactie, tegel eruit boompje erin, enzovoort.
• Je organiseert zelfstandig bijeenkomsten en bereidt deze inhoudelijk voor, zoals vergaderingen, breed overleg speeltuinen en wijk- of dorpsschouwen. Je bent verantwoordelijk voor het notuleren, het beheren van actielijsten en het vastleggen van besproken onderwerpen, bijvoorbeeld rondom EHBO, hygiëne, veiligheid, subsidie, fondswerving of het uitnodigen van gastsprekers.
• Je houdt toezicht, als beheerder, op de digitale verwerking in het ABS-web (logboek van de zestien speeltuinen).
• Het werk voor de inwoners van Harlingen gaat soms 24 uur per dag door; daarom is het belangrijk dat je beschikbaar bent voor calamiteiten of evenementen wanneer dat nodig is.

• Je bent communicatief sterk en klantgericht.
• Je kunt goed omgaan met hectiek en blijft rustig onder druk.
• Je hebt organisatorisch talent en bent vaardig in het stellen van prioriteiten.
• Je hebt affiniteit met techniek, beheer en onderhoud.
• Je bent flexibel inzetbaar en bereid om buiten reguliere werktijden beschikbaar te zijn indien nodig.