Senior Directiesecretaresse
Je bent een ervaren en zelfstandige directiesecretaresse met een scherp oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je vervult een centrale rol binnen de directie en zorgt ervoor dat het secretariaat vlekkeloos functioneert.
Je vormt samen met twee collega’s de drijvende kracht achter een soepel lopend secretariaat. Je ondersteunt proactief de directie van drie MBO Colleges in Flevoland en bent verantwoordelijk voor een breed en complex takenpakket. De nadruk ligt op hoogwaardig agendabeheer van de voorzitter van de directie.
Je coördineert zorgvuldig interne en externe afspraken, overziet de lange termijnplanning, bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en legt verbanden tussen verschillende overleggen en besluitvorming. Daarnaast ben je bedreven in notuleren.
Jouw takenpakket omvat onder andere:
- Complex agendabeheer en proactieve planning voor de directieleden;
- Organiseren, voorbereiden en notuleren van vertrouwelijke directie- en MT-overleggen;
- Bewaken van actiepunten en afspraken, met aandacht voor samenhang tussen verschillende overleggen;
- Zelfstandig signaleren van knelpunten in de agenda en prioriteiten stellen;
- Verzorgen van professionele correspondentie en documenten;
- Coördineren en organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
- Schakelen met een breed scala aan interne en externe stakeholders.
Je functioneert op hoog niveau en bent in staat om zelfstandig te opereren. Met jouw organisatorisch talent en stressbestendigheid weet je meerdere ballen in de lucht te houden, waardoor de directie optimaal gefaciliteerd blijft in haar werkzaamheden.
In deze functie ondersteun je de directie van drie MBO Colleges en ben je een essentiële sparringpartner. Je bent een echte teamspeler, maar weet ook autonoom beslissingen te nemen en taken naar je toe te trekken. Dankzij jouw scherpe antenne voor bestuurlijke processen en omgevingssensitiviteit weet je precies wat er speelt en hoe je hierop moet inspelen.
Functie-eisen- Je beschikt over hbo werk- en denkniveau
- Je hebt een afgeronde opleiding richting management-/directiesecretaresse
- Je hebt minimaal vijf jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen een onderwijsinstelling
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift
- Je bent zeer ervaren in het werken met MS Office en digitale systemen
- Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen en strategisch inzicht
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en handelt integer