Administratief Ondersteuner bij de afdeling Integrale Bedrijfsvoering

Bij de Directie Informatie, Materieel Logistiek en Bedrijfsvoering werken ongeveer 100 specialisten in vier afdelingen aan het beleid en de continue verbetering van de Luchtmacht.

Voor deze directie en al deze medewerkers zoeken we energieke administratieve en organisatorische ondersteuning.

Jij bent de duizendpoot die regelt, organiseert en helpt.

Je gaat ondersteunen in het agendabeheer, de administratieve en organisatorische voorbereidingen van vergaderingen en de verwerking van het documenten- en telefoonverkeer. Je bent het eerste aanspreekpunt op de afdeling voor collega’s en externen.

Je organiseert de kantoorbenodigdheden en -voorzieningen, regelt afspraken en bent aanspreekpunt voor alle medewerkers van de directie en helpt hen met administratieve en organisatorische zaken. Je bent de spin in het web die de specialisten helpt en ondersteund zodat zij hun werk optimaal uit te voeren.

Je voert algemeen administratieve werkzaamheden uit, door:

• het behandelen van inkomende post, waaronder het registreren, signaleren van de urgentie en doorzetten naar betreffende functionaris;
• het afhandelen van inkomende telefoongesprekken door het verstrekken van algemene informatie of hiervoor intern doorverbinden naar specialisten;
• het administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en/of bijeenkomsten.
• het aanleggen en beheren van dossiers ten behoeve van de afdeling;
• het verzorgen van correspondentie en het opstellen van brieven;
• het verwerken van administratieve gegevens op formulieren en overzichten;
• het optreden als aanspreekpunt met betrekking tot administratieve zaken en organisatorische zaken;
• het bewaken van de agenda’s, de voortgang van gemaakte afspraken en het zo nodig ondernemen van acties;
• het controleren en verifiëren van gegevens;
• het actualiseren van documentatie en informatie;
• het aanvragen en beheren van kantoorbenodigdheden.

Je voert algemeen administratieve werkzaamheden uit, door:

• het behandelen van inkomende post, waaronder het registreren, signaleren van de urgentie en doorzetten naar betreffende functionaris;
• het afhandelen van inkomende telefoongesprekken door het verstrekken van algemene informatie of hiervoor intern doorverbinden naar specialisten;
• het administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en/of bijeenkomsten.
• het aanleggen en beheren van dossiers ten behoeve van de afdeling;
• het verzorgen van correspondentie en het opstellen van brieven;
• het verwerken van administratieve gegevens op formulieren en overzichten;
• het optreden als aanspreekpunt met betrekking tot administratieve zaken en organisatorische zaken;
• het bewaken van de agenda’s, de voortgang van gemaakte afspraken en het zo nodig ondernemen van acties;
• het controleren en verifiëren van gegevens;
• het actualiseren van documentatie en informatie;
• het aanvragen en beheren van kantoorbenodigdheden.
• Salarisniveau schaal 5
• Salarisomschrijving

Wat bieden we?

• Marktconform salaris: Je ontvangt een competitief salaris dat in lijn is met de verantwoordelijkheden en vereisten van je functie.
• Flexibele werktijden: We begrijpen het belang van een goede balans tussen werk en privé. Daarom streven we naar flexibele werktijden waar mogelijk.
• Ontwikkelingsmogelijkheden: We investeren in jouw groei en ontwikkeling door middel van trainingen, workshops en mogelijkheden om je vaardigheden te verbeteren.
• Veilige werkomgeving: Jouw veiligheid en welzijn zijn van het grootste belang. We zorgen voor een veilige werkomgeving en bieden de benodigde faciliteiten om je comfortabel te laten werken.
• Doorgroeimogelijkheden: We stimuleren interne mobiliteit en bieden mogelijkheden om door te groeien binnen onze organisatie, zodat je je carrière pad kunt vormgeven.
• Waardering en erkenning: Jouw inzet wordt gewaardeerd, en we erkennen de bijdrage die je levert aan het succes van onze organisatie.
• Maandsalaris Min €2.918 – Max. €3.679 (bruto)
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week 24
• Maximaal aantal uren per week 38

Individueel Keuzebudget (IKB)

• Laten uitbetalen, maandelijks bij het salaris of op een moment naar keuze.
• Inzetten voor fiscale doelen, zoals een fiets, computer of de vakbondscontributie.
• IKB-uren kopen. Deze uren kun je verroosteren, vrij opnemen of sparen. Je kan ook IKB-uren opbouwen door 1 of 2 uur meer te werken per week.

Je hebt het hele jaar de tijd om je IKB in te zetten. Je kunt bijvoorbeeld in maart een deel laten uitbetalen, in juni besluiten om uren te kopen en in november een fiets uitruilen als fiscaal doel. IKB dat je aan het eind van het jaar over hebt, krijg je automatisch in december uitbetaald.

• Een verplicht veiligheidsonderzoek en referentiecheck (op verzoek) maken deel uit van de selectieprocedure;
• Je dient de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen;
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.

De gesprekken voor deze vacature gaan we houden op 20 en 21 mei. Daarna volgt een verplicht veiligheidsonderzoek van circa 6 weken en starten we een arbeidsvoorwaardengesprek.